Dunque, la nostra piattaforma ci segnala che alcuni utenti non hanno ancora utilizzato o completato il nostro corso, e il grande capo ci chiede a che punto siamo. Ok, è il momento di dare una scrollata ai nostri corsisti: cosa facciamo?
Come è meglio gestire i richiami e i solleciti?

Diciamo pure che se in progettazione si pone sufficiente cura alle leve motivazionali per la frequenza del corso, se i contenuti sono buoni e se la fruizione è abbastanza interessante e coinvolgente, in teoria di richiami e solleciti non dovrebbe essercene bisogno. Ma diciamo anche che nella realtà non è quasi mai così: un certo tasso di “mortalità” e di disaffezione è organico a qualunque corso di formazione, anche tradizionale. Allora, visto che non ci basta semplicemente erogare il corso ma ci aspettiamo anche un certo ritorno sul nostro investimento, vogliamo spronare i ritardatari a completare il loro percorso formativo.

Siamo in una fase molto importante e delicata nella gestione di qualunque progetto di formazione in e-learning: un richiamo troppo blando potrebbe essere inefficace, e avere ricadute negative anche sui progetti successivi, rischiando di passare il messaggio implicito che l’azienda non presta molta attenzione a questo tipo di attività, e quindi non è importante. “Se anche non faccio il corso non succede niente, e allora chi me lo fa fare?”. (Ragazzi, ricordiamoci sempre che siamo in Italia😉 )

D’altra parte, anche un intervento di richiamo troppo brusco, potrebbe avere riflessi negativi sul clima intorno al progetto, sul gradimento e quindi sulla qualità della partecipazione futura ai corsi online. E’ sicuramente fondamentale che l’azienda o l’ente trovino il modo di far percepire la propria attenzione costante al progetto, senza però creare un clima di eccessivo “terrore” o di “terzo occhio”che controlla ogni passo dei propri dipendenti: l’interesse dev’essere mostrato sulla partecipazione e sui risultati, non sui semplici numeri.

Allora, quale strategia adottare?

Nella nostra esperienza, come accade spesso, la risposta a questa domanda è “dipende” ma, ovviamente, “dipende” non è una risposta che ci possa bastare😉.
Facendo alcune riflessioni, potremmo dire che dipende principalmente dall’incrocio di tre fattori: il tipo di organizzazione, il tipo di corso, il tipo di corsisti, il tempo che manca alla scadenza del corso.

  1. Il tipo di organizzazione: qui mi riferisco soprattutto al clima che si vuole o si deve mantenere in azienda. Tono e modalità dei richiami e dei solleciti cambieranno se si sta operando in un ente di formazione o in una grande azienda, e in base alle procedure già consolidate. Negli enti di formazione le modalità potrebbero essere diverse di progetto in progetto, perchè gli altri due fattori legati alla tipologia di corso e corsista possono variare notevolmente. In un’azienda la gestione della formazione tende ad elaborare e consolidare procedure che poi si ripeteranno per tutti i corsi, e che si devono allineare ai protocolli di comunicazione già in uso: circolari interne, intranet aziendali o bacheche online, email o telefonate dirette.
  2. Il tipo di corso: autoformazione, elearning con tutor online, formazione blended. Modalità diverse di erogazione presuppongono modalità diverse di interazione con i corsisti: se il corso è in autoformazione può essere utile un sistema di schedulazione degli avvisi, se sono previste forme di tutoraggio online sarà fondamentale fare un buon lavoro di moderazione sui forum o comunque mantenere sempre stimolati gli utenti, nei corsi blended è molto importante dedicare qualche minuto d’aula per “promuovere” le attività remote.
  3. Il tipo di corsista: stiamo formando profili manageriali, impiegati o operai? In base al tipo di utenza e alla motivazione con cui segue il corso potremo preferire tecniche di richiamo e sollecito più o meno “brutali”.
  4. Il tempo che manca alla scadenza del corso: si può scegliere il tono da utilizzare anche tenendo conto del tempo che ciascun utente ha ancora a disposizione per terminare il proprio percorso formativo. Nel caso in cui il discente ha ancora molto tempo a disposizione per terminare il corso, si può scegliere di utilizzare la mail di sollecito per ricordare i tempi di scadenza, la procedura da seguire per accedere e completare il corso ed evidenziare la disponibilità in caso di qualsiasi necessità.
    Nel caso in cui mancano pochi giorni allo scadere del corso, si può scegliere di utilizzare un tono più forte o, in alcuni casi, pianificare il cosiddetto “countdown”: inviare una mail 3 giorni, 2 giorno e 1 giorno prima della scadenza sottolineando il conto alla rovescia “hai a disposizione solo 3 giorni per completare il corso, hai a disposizione solo 2 giorni etc.” Potrebbe sembrare un’azione molto forte ma, solitamente, molto efficace ed utile.

Potremo quindi scegliere di inviare una mail generica con cui ricordare le scadenze di chiusura dei corsi a tutti gli utenti, o inviare mail di sollecito solo agli studenti che in prossimità della chiusura ancora non abbiano iniziato o concluso il corso, o ancora sfruttare le funzionalità di bacheca elettronica e forum di cui dispongono molte piattaforme, ovviamente senza mai dimenticare che la comunicazione mediata dal computer richiede alcuni particolari accorgimenti nei toni e nelle modalità.

Oppure, se la situazione lo consente si possono scegliere soluzioni anche più “brutali”: presso alcuni nostri clienti i solleciti diretti e personali (anche telefonici!) agli utenti in itinere hanno dato ottimi risultati. Soprattutto sui primi corsi erogati in azienda questa modalità offre un vantaggio ulteriore nel comunicare l’impegno e l’attenzione che il management sta mettendo nel progetto, per creare tra i dipendenti una buona cultura dello strumento (in pratica, si evita sui corsi successivi il boomerang “se il capo non controlla, perchè dovrei impegnarmi”).