webinar_staffUna cosa importante da ricordare quando si organizzano eventi online è che, per quanto importante, la tecnologia è solo un mezzo: il vostro webinar lo faranno esseri umani in carne ed ossa. Allora, chi saranno le persone coinvolte nell’organizzazione e nella gestione del vostro evento online? Come preparare i relatori, e quali sono le cose a cui fare attenzione perchè tutti possano fare al meglio la loro parte?

Lo staff di gestione del webinar: se necessario (ad esempio se il relatore è un esperto di contenuto ma non ha particolari conoscenze tecniche) può essere utile avere un tutor che lo supporti nella “regia” dell’evento. Mentre il relatore presenta la “regia” dietro le quinte lo aiuta a condividere schermo o documenti (magari precedentemente caricati), a visualizzare eventuali sondaggi e test (meglio se preparati in precedenza), o supporta via chat o telefono eventuali discenti in difficoltà, in modo da non disturbare la lezione. Se il software di aula virtuale è fornito da un provider terzo, è comunque una buona idea avvisare anche il provider e assicurarsi che qualcuno del supporto tecnico sia disponibile in caso di problemi durante l’evento di videoconferenza.

Capacità comunicative e didattiche del relatore: il protagonista dell’evento però sarà il relatore (docente, tutor o mentore che sia): deve saper scandire bene il contenuto della lezione, rispettare i tempi di ascolto, prestare particolare attenzione alle richieste dei partecipanti, e sappere come moderare i singoli interventi… il tutto attraverso il vostro sistema di aula virtuale.

Ovviamente non è facile, per questo conviene fare sempre una breve sessione di allineamento tra relatore e staff tecnico per concordare le modalità di gestione dell’evento. Meglio investire mezz’ora nella preparazione qualche giorno prima che trovarsi problematiche tecniche in diretta! Nella sessione di test e allineamento con il docente, assicuratevi di:

  • verificare che abbia sufficiente confidenza con le funzioni di gestione del webinar, rivedendole insieme a lui. Se sarà tranquillo su tutti gli aspetti tecnici potrà concentrarsi meglio su contenuti e gestione dell’aula virtuale.
  • verificare le condizioni tecniche di utilizzo: ha veramente tutto quello che serve (cuffie, microfono, webcam, connessione)? Volume e qualità audio video sono sufficienti? Anche qui è meglio non dare mai nulla per scontato😉
  • verificare le condizioni ambientali: la stanza da cui si collega il docente è sufficientemente illuminata? assicuratevi ad esempio che non abbia finestre alle spalle, e se vi sembra troppo buia provate con una piccola lampada sulla scrivania. Inoltre, una cosa fondamentale: deve tenere porte chiuse e telefoni spenti!!
  • concordare una regia, per definire in anticipo le fasi ed i tempi di presentazione dei contenuti (ma questo lo approfondirem meglio in un post successivo)

E ricordate al relatore di provare la presentazione: siamo certi che conosca i contenuti, ma riuscirà a presentarli nei tempi giusti, considerando anche i tempi di interazione con i partecipanti?