imagesIn un periodo di crisi come quello che stiamo attraversando, spesso le aziende si trovano a dover trovare delle strategie che da un lato garantiscano una formazione efficiente verso i proprio dipendenti, dall’altra tengano conto di quelle che sono le restrizioni economiche caratterizzanti di questo periodo.

Questo articolo vuole essere la testimonianza della complessa sfida che abbiamo affrontato con un nostro cliente che si trovava nella situazione sopradescritta: Equitalia

Lo scenario
Equitalia è la società a totale controllo pubblico (51% Agenzia delle entrate e 49% Inps), nata il 1° ottobre del 2006. Il gruppo ha oltre 8000 collaboratori e da diversi anni affianca la formazione d’aula con attività di formazione elearning. L’Unità Organizzativa Formazione e Sviluppo dell’azienda ha maturato negli anni una notevole esperienza nella gestione ed erogazione di attività elearning. Elearnit, assieme ad altri fornitori di servizi, ha affiancato Equitalia fin dall’inizio.

L’esigenza formativa
Come ogni grande azienda, specie in un settore in cui sono richieste competenze e conoscenze molto specialistiche e in costante evoluzione, la formazione e l’aggiornamento del personale è un’esigenza fondamentale. Tuttavia, in un contesto di riduzione delle risorse economiche e in presenza di vincoli normativi – trattandosi di una struttura a capitale pubblico – non è facile trovare il giusto equilibrio e offrire a tutte le risorse umane l’occasione di potersi aggiornare.

Il piano formativo 2012 prevedeva 23 corsi di aggiornamento tecnico su temi giuridico/normativi, da svolgere necessariamente in aula. Come ottimizzare i costi e le risorse? Come far arrivare a tutte le oltre 8000 persone del gruppo conoscenze altamente specialistiche e aggiornate quali quelle fornite nei corsi d’aula previsti dal piano?

La soluzione è arrivata come un’illuminazione: trasformiamo i discenti in formatori!

A ciascuno dei corsi hanno quindi partecipato circa 15/25 dipendenti selezionati tra tutte le sedi e le società del gruppo, tutti fortemente motivati dalla passione per il proprio lavoro. In totale sono state coinvolte 162 persone.

Ma come ridistribuire la conoscenza riservata a questi fortunati?
Per diverse ragioni non era possibile riutilizzare i contenuti dei docenti, quindi l’unica fonte potevano essere i partecipanti stessi. L’idea qui è stata quella di utilizzare dei focus group: il giorno immediatamente successivo al corso, tutti i partecipanti sono tornati in aula, e con l’indice dei contenuti della lezione hanno discusso, commentato, selezionato tutti i temi trattati, scrivendo loro stessi in tempo reale lo storyboard per la versione elearning del corso customizzando i contenuti sulla realtà Equitalia.

La reazione dei partecipanti
Ovviamente i focus group avevano bisogno di essere guidati e moderati, e confesso che ci eravamo preparati a dover gestire situazioni di scarsa collaborazione: il coinvolgimento dei partecipanti nei focus group invece è stato davvero straordinario, tanto che a volte era difficile chiudere le sessioni di lavoro nei tempi stabiliti perchè tutti sentivano di voler aggiungere qualcosa. La qualità e l’intensità della partecipazione andava ben oltre la semplice disponibilità e passione per il proprio lavoro. Questa volta i docenti erano loro: il senso di responsabilità verso i propri colleghi che avrebbero fruito i corsi, e la gratificazione per essere riconosciuti come protagonisti nella crescita dell’azienda sono state due reazioni inaspettate e determinanti per un risultato al di sopra delle aspettative.

Oltre a prevedere meccanismi di guida e moderazione per la discussione all’interno dei gruppi è stato molto importante mettere a punto una metodologia e degli strumenti tecnici per la stesura degli storyboard. Nel corso dei primi focus group è stato messo a punto un modello di file con una struttura predeterminata e una serie di indicazioni pratiche e di esempi per lo stile di scrittura, a seconda del tipo di contenuto.

Debrief dell’esperienza
Il meccanismo individuato ha fatto emergere una serie di aspetti molto interessanti. Alcuni erano attesi, altri sono stati una sorpresa positiva.

  • il meccanismo dei focus group che diventano corsi online responsabilizza coloro che hanno avuto la fortuna di partecipare ai corsi d’aula e che avranno l’onere e onore di trasferire quanto appreso agli altri colleghi: in questo modo, anche i partecipanti sono maggiormente stimolati a cogliere ogni sfumatura durante l’erogazione d’aula;
  • favorisce e incentiva la condivisione e lo spirito di gruppo, sia all’interno dei focus group stessi che in senso più allargato, tra i partecipanti ai focus e gli altri colleghi;
  • la metodologia del focus group e del confronto “incrociato” consente una riflessione critica sui temi e sugli argomenti oggetto del corso e facilita la metabolizzazione dei concetti;
  • si tratta di un meccanismo che gratifica le persone: molti dei partecipanti ai focus group hanno valutato entusiasticamente l’esperienza fatta, soprattutto per l’opportunità di lavorare in gruppo, cosa che avviene troppo poco di frequente;
  • un progetto di questo tipo inoltre valorizza i partecipanti: apparire come co-autore nei credit di un corso online che sarà fruito da oltre 8000 colleghi è certamente valorizzante e gratificante

Qualche numero:
162 utenti coinvolti nei focus group
8625 utenti iscritti a ogni corso
23 corsi erogati
Ad oggi, per ogni corso sono circa 1000 gli utenti che hanno completato la fruizione

Costi e benefici
Per ogni dipendente, l’azienda aveva a disposizione circa 50 euro come budget di formazione totale (e-learning + aula).
Grazie alla strategia utilizzata, il costo/utente per tutti i 23 corsi realizzati è stato di meno di 5 euro.
In tal modo è stato possibile destinare il resto del budget per i corsi in aula e le altre attività legate alla formazione tradizionale

Replicabilità del modello

Il modello è esportabile in qualunque realtà organizzativa in cui ci siano:

Competenze diffuse e distribuite da mettere a sistema (knowledge management)
Competenze che dall’esterno vengono portate a un ristretto gruppo di collaboratori ma sono di interesse generale
Come replicarlo nella vostra realtà organizzativa?
Quali spunti di riflessione vi ha suggerito questa esperienza?
Come realizzereste un progetto simile?
Avete già gli strumenti tecnici e il supporto necessario?

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